Orçamento: investimento em equipamento

ORÇAMENTO

Você sabe exatamente o tipo de ambiente que precisa equipar, com base no seu tamanho? Bom. Agora podemos abordar o segundo critério, certamente o mais espinhoso: o orçamento.

Para criar uma sala de vídeo digna desse nome, você precisa do equipamento certo, e isso custa bastante! Sim, já sabemos que quando se trata de investimento (e de dinheiro em geral), existem duas escolas de pensamento: a que entende intuitivamente as vantagens do projeto e a que precisa ser convencida.

Hoje abordamos ambas as partes: procura tranquilidade para lançar o seu projeto ou quer desenvolver o seu plano financeiro? Então você veio ao lugar certo: aqui contamos tudo sobre o famoso fator orçamento, aquele que muitas vezes desequilibra a balança:

Atenção: você não precisa gastar muito para encontrar uma solução eficaz, basta saber onde procurar

FATORES INFLUENTES:

Criar, converter ou renovar uma sala de reuniões custa dinheiro. E definir o orçamento que deve ser destinado a este projeto é mais do que complexo, porque vários parâmetros entram em jogo. Claro, cada um é único. Mas na categoria dos principais fatores que influenciam o condicionamento de uma sala de vídeo, os principais são:

Tamanho do quarto:

Quanto maior for = mais
equipamento necessário

Mobília:

Mesa de reunião, poltronas,
arrumação, painel de identificação, etc.

Provisão:

Iluminação, fiação,
sala individual, capacidade

Equipamento :

Câmera, kit de áudio, compartilhamento de conteúdo,
tela, licença de software

Custos de aprendizagem:

Recursos dedicados à familiarização
com uma nova solução

ESTIMAR O PREÇO DE UMA SALA DE VÍDEO: NOSSOS EXEMPLOS DE ORÇAMENTO

Como vimos, o preço dos equipamentos de vídeo para salas de reunião varia muito dependendo de vários fatores. Embora cada projeto de layout seja único, podemos dar alguns exemplos, dependendo do tamanho da sala, para você ter uma ideia do orçamento necessário:

Para um quarto de 3 a 5 pessoas

Neste caso estamos a falar de espaços pequenos: quartos individuais (2-3 pessoas) e quartos pequenos (3-5 pessoas). Nessas configurações, tudo gira em torno de videoconferência dinâmica e trocas rápidas e concisas.

Componentes audiovisuais: ecrã, kit de videoconferência e sistema de partilha de conteúdos
Quanto custa? Estimamos que custe entre 2 e 8.000 euros.

Para um quarto de 5 a 8 pessoas

Graças à sua maior capacidade, a sala “média” é utilizada para sessões de brainstorming com várias pessoas, onde a criatividade está na ordem do dia! Neste caso, necessitam de equipamentos que permitam a edição colaborativa entre dois locais distantes.

Componentes audiovisuais: câmara, sistema(s) de áudio, ecrã(s), kit de partilha de conteúdos, tablet de gestão (+ mini-PC para salas independentes)
Seu preço? Estamos a falar de uma vasta gama que vai dos 10.000 aos 20.000 euros.

Para uma sala de 8 a 20 pessoas

Esta sala muito maior pode ser usada para diversos fins (daí a necessidade de ser modular). Ele pode ser usado para videoconferências simples, sessões de treinamento, reuniões de crise ou brainstorming em grande escala.

Componentes audiovisuais: câmara(s), sistema(s) de áudio, ecrã(s) com suporte, kit de partilha de conteúdos, tablet de gestão (+ mini-PC para salas independentes)
Quanto custa? Dependendo dos equipamentos já instalados, o orçamento pode variar entre os 40.000 e os 160.000 euros.

UM BOM RETORNO DO INVESTIMENTO

Planejar o orçamento também significa rentabilizar o investimento. Sim, montar uma sala de videoconferência obviamente tem um custo, mas no longo prazo pode ser uma grande vantagem, desde que seja escolhido o equipamento certo.

Assim, para quem está mais relutante em tecnologia, propomos que avaliemos juntos o retorno do investimento deste projeto:

Economia em viagens

Comecemos pelo mais óbvio: os custos das viagens de negócios! Passagens físicas, hotéis, restaurantes, etc., quando os seus colaboradores viajam, inevitavelmente incorrem em despesas (mais ou menos significativas)… E nem estamos a falar da perda de rendimentos em termos de produtividade! Ir e voltar das estações/aeroportos, passar pelo controle de segurança... são fatores que fazem com que cada funcionário afetado perca várias horas.

Imagine... Se metade destas reuniões fossem realizadas através de videoconferência, você poderia usar a economia para equipar várias salas de reunião com sistemas 4K de última geração.

Faça você mesmo os cálculos com esta fórmula: [Despesas médias de viagem] x [Número de funcionários viajando] x [Número de reuniões que exigem viagens].

Aumento de produtividade

Eu sabia? Aproximadamente um em cada três minutos do dia de trabalho é desperdiçado em reuniões. Se somarmos a isso o custo da viagem e o tempo gasto com transporte, o resultado é o seguinte: horas perdidas e uma produtividade que deixa muito a desejar...

Mesmo que você tenha que combinar um horário, graças à videoconferência você não precisa mais se preocupar com atrasos e faltas causadas pelos caprichos do transporte (greves, engarrafamentos, acidentes, etc.). Você poderá focar no que é importante: o conteúdo dos debates.

Para determinar o ganho em termos de produtividade: [Número médio mensal de reuniões] x [Número médio de minutos registrados].

Como já deve ter visto, o custo de instalação de uma sala de videoconferência depende de demasiados factores para lhe podermos dar um orçamento exacto e fixo... O que recomendamos é que nos consulte para que juntos possamos realizar um trabalho mais em -estudo aprofundado de suas necessidades e assim obter um preço realista.

Você está pronto para dar o passo?

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Bruno MARÇAL

Como Key Account Manager especializado em soluções de videoconferência e ecrãs profissionais, tenho dez anos de experiência na gestão de contas-chave para clientes que necessitam tecnologias de comunicação de ponta. A minha experiência inclui a avaliação exacta das necessidades de comunicação visual das empresas e a implementação de soluções personalizadas que melhoram a colaboração e a eficiência. Estou empenhado em fornecer soluções inovadoras que não só satisfazem, como antecipam, as necessidades futuras dos clientes, aumentando a sua capacidade de interagir eficazmente num ambiente empresarial dinâmico..